Cancelar, corrigir e inutilizar nota

Nota autorizada errada tem três saídas, e elas não são intercambiáveis: cancelamento vale só nas primeiras horas; carta de correção conserta texto e mais nada; inutilização fecha um número que ficou órfão. Fora dessa janela sobra a devolução.

Como fazer

Abra a nota pela lista Faturamento → NF-e emitidas, clicando no número.
Para cancelar, clique em Cancelar, escreva a justificativa (mínimo 15 caracteres) e confirme em Confirmar cancelamento.
Para corrigir texto, desça até o bloco de Carta de Correção, clique em Emitir CC-e, escreva a correção e confirme em Emitir CC-e.
Passado o prazo de cancelamento, use Devolver: escolha o Motivo da devolução, marque itens e quantidades que voltaram e confirme.
Para fechar numeração órfã, abra Faturamento → Inutilização de numeração e clique em Nova inutilização.
Informe Modelo, Série, Ano, Número inicial e Número final, escreva a Justificativa (mínimo 15 caracteres) e clique em Inutilizar.
Confirme no aviso final, em Inutilizar.

O que o sistema faz sozinho

Cancelar devolve o estoque que aquela nota tirou. Ao passar de autorizada para cancelada, o sistema lança um ajuste positivo por item, na mesma quantidade líquida que a nota deu de saída, com a referência Estorno NF-e cancelada nº N. O que a expedição entregue baixou não entra nessa conta — aquela saída é da carga, não da nota, e continua valendo.

O cancelamento consome a numeração fiscal: o número cancelado não volta para a sequência.

Cliente pessoa jurídica contribuinte emite a própria nota de devolução, e o sistema não emite nenhuma. Para ele, Devolver abre Devolução da NF N/S pela nota do cliente, com as notas recebidas dele ainda sem devolução (ou a Chave de acesso (44 dígitos), em Buscar pela chave). Em Usar esta nota o sistema manifesta a nota na SEFAZ se ainda não houve, espera o XML oficial e abre a conferência dos itens sozinho; nota com mais de 10 dias pede antes a confirmação da operação. Para os demais clientes, Devolver segue como no passo 4.

A carta de correção só aparece em nota autorizada. O sistema numera a sequência sozinho e mostra o histórico de todas as CC-es da nota, com protocolo e status.

A inutilização é enviada à SEFAZ na hora. Autorizada, o aviso traz o protocolo; sem resposta imediata ele diz "Enviada — aguardando retorno SEFAZ.". A coluna de status da lista acompanha o desfecho.

Quando não funciona

O botão Cancelar está desabilitado — a janela operacional é de 23h30 desde a emissão (antes das 24h da SEFAZ). O aviso é literal: "O cancelamento está indisponível fora da janela operacional de 23h30 (antes das 24h da SEFAZ), ou quando a data de emissão não pode ser validada. Para corrigir, use Devolução (erro estrutural) ou Carta de Correção (dado não-estrutural)."
O botão de confirmar cancelamento não habilita — a justificativa tem menos de 15 caracteres. O limite superior é 255.
A carta de correção não corrige o que se quer — as regras da SEFAZ estão na própria tela: "Só corrige campos textuais (não pode mudar valores, partes, datas).", texto entre 15 e 1000 caracteres, até 20 CC-es por NF-e e dentro de 720h da autorização.
O bloco de Carta de Correção nem aparece — a nota não está autorizada.
O botão Emitir CC-e não aparece — falta a permissão fiscal.carta_correcao.
O botão Devolver não aparece — falta fiscal.emitir, ou a nota não é elegível (status, tipo, finalidade ou devolução já registrada).
"Nenhuma nota recebida deste cliente sem devolução. Informe a chave de acesso abaixo." — a nota que o cliente emitiu ainda não está entre as recebidas. Cole os 44 dígitos da chave e clique em Buscar pela chave.
"A nota do cliente devolve outra venda, não esta. Abra a nota de venda que ela referencia." — a nota escolhida cita a chave de outra venda; abra Devolver nessa nota de venda.
"Esta nota tem uma entrada de compra em andamento (REC-AAAA-NNNNNN). Cancele a entrada em Compras ▸ Entrada de Notas ▸ Continuar entrada ▸ Cancelar entrada antes de registrar a devolução." — a mesma nota não é compra e devolução ao mesmo tempo, e a conferência recusa a nota que tem entrada de compra em conferência. Cancele a entrada e abra Devolver de novo.
"Esta nota já deu entrada como compra (REC-AAAA-NNNNNN). Registrar a devolução dobraria o estoque: essa entrada precisa ser desfeita antes." — a entrada de compra já foi concluída, e a conferência recusa a devolução para não dobrar o estoque. Cancelar entrada só existe para entrada em conferência.
"A manifestação já está registrada, mas a SEFAZ ainda não liberou o XML completo. Isso pode levar de alguns minutos a algumas horas. Volte mais tarde e clique de novo em Usar esta nota: o sistema continua de onde parou, sem manifestar outra vez." — a janela esperou cerca de dois minutos e o XML não chegou. A manifestação fica valendo. Na busca pela chave, o aviso cita Buscar pela chave.
"A manifestação continua registrada na SEFAZ. Um novo clique retoma a busca do XML." — você clicou em Parar de esperar ou fechou a janela durante a espera. Nada se perde.
"Confirmar a operação na SEFAZ?" — a SEFAZ só aceita a ciência até 10 dias depois da autorização da nota. Passado o prazo, só a confirmação da operação libera o XML, e ela é manifestação conclusiva: declara que a devolução aconteceu e não se desfaz. Cancelar não envia nada e a tela responde "Sem a confirmação da operação a SEFAZ não libera o XML desta nota."
"Esta chave não é de uma nota emitida por este cliente." — a chave digitada em Buscar pela chave traz o CNPJ de outro emitente (posições 7 a 20 da chave), e não o do cliente da venda; a consulta nem vai à SEFAZ. Confira os 44 dígitos.
Inutilizar não desfaz nada — a tela avisa em dois lugares: "A inutilização é DEFINITIVA. Use apenas quando uma numeração ficou órfã (NF-e rejeitada + nova autorizada com número posterior). Justificativa enviada à SEFAZ." e, no aviso final, "Esta operação é definitiva e enviada à SEFAZ. Não tem como desfazer."
"SEFAZ rejeitou: …" na inutilização — o range não bate com a situação real na SEFAZ (número já usado, série errada, ano errado).
"Justificativa precisa ter ao menos 15 caracteres." — a tela barra antes de enviar.
"Selecione uma empresa ativa" — inutilização é por empresa, e o ambiente fiscal usado é o da empresa atual (a tela o exibe acima do formulário).
"Você não tem permissão para inutilizar numeração (fiscal.inutilizar_numeracao)." — a lista exige fiscal.view e a criação exige essa permissão à parte.