Cancelar ou recusar pedido

Cancelar e recusar não são a mesma coisa. Recusa é o gerente barrando um pedido que ainda espera aprovação: ele volta para rascunho e pode ser ajustado. Cancelamento é o fim do pedido, exige motivo e derruba o que estava pendurado nele.

Como fazer

Abra o pedido em Vendas → Pedidos.
Para recusar um pedido que aguarda aprovação, use Rejeitar no card de aprovação, escreva a Justificativa e confirme em Confirmar rejeição. Para só devolver à edição, sem justificativa, use Voltar para rascunho.
Para encerrar de vez, clique em Cancelar.
No modal Cancelar pedido, escreva o Motivo do cancelamento — é obrigatório.
Sem cobrança pendurada, clique em Cancelar pedido.
Havendo cobrança que o cliente ainda consegue pagar, o modal lista cada uma. O normal é Cancelar a cobrança e o pedido.
Use Cancelar só o pedido apenas quando a cobrança tem de continuar viva (acerto que segue devido, por exemplo).

O que o sistema faz sozinho

A cobrança cai primeiro, o pedido só depois: se o gateway recusar, o pedido continua de pé — nunca fica pedido cancelado com PIX ainda pagável. Cobrança já paga não é cancelada; o estorno é no financeiro.

No cancelamento, as parcelas em aberto viram canceladas e as contas a receber do pedido sem nada recebido também. O débito do pedido sai do acerto do cliente, quando o acerto ainda está aberto.

As expedições não entregues são desvinculadas e, ficando vazias, canceladas. Havendo frete de outra empresa, a conta a receber do frete é cancelada e a solicitação é desfeita. O pedido espelho da transportadora só é cancelado enquanto ainda é reversível: com nota autorizada ou em processamento, ele fica de pé e precisa ser tratado com o fiscal.

Pedido cancelado não emite NF-e: a emissão para com "Pedido cancelado — não é possível emitir NF-e para um pedido cancelado."

Ordem de produção não é cancelada junto. O modal avisa quantas estão vinculadas — trate com a produção.

Quando não funciona

"Informe o motivo do cancelamento." — o campo é obrigatório e o botão fica apagado até ser preenchido.
"Pedido já está cancelado." — outra pessoa cancelou antes. Recarregue.
"Não é possível cancelar: o pedido já teve mercadoria entregue (EXP/…). O estoque já baixou — registre uma devolução/assistência em vez de cancelar." — expedição entregue não volta por cancelamento.
"Pedido NÃO cancelado: falha ao derrubar a cobrança — …" — o gateway recusou. O pedido segue vivo de propósito; resolva a cobrança e repita.
"… cobrança(s) já paga(s) não foram canceladas — estorno é no financeiro." — o dinheiro entrou; o cancelamento segue, mas o estorno é lançado à parte.
O botão Cancelar não aparece — o pedido está cancelado, faturado ou parcialmente faturado, ou a sessão está em modo somente leitura.
Cancelou, mas o débito continua no acerto — o acerto já estava fechado. Reabra o acerto ou lance um crédito.