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Dar entrada na nota do fornecedor

A SEFAZ guarda todas as NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa. Entrada de Notas busca essas notas, deixa manifestar cada uma e transforma a nota em recebimento — inclusive quando a compra foi feita sem ordem de compra prévia.

Como fazer

1. Abra Compras → Entrada de Notas e clique em Sincronizar SEFAZ.
2. Manifeste a nota pelo menu de ações da linha: Dar ciência ou Confirmar operação. Desconhecer operação e Operação não realizada exigem justificativa de pelo menos 15 caracteres.
3. Clique em Dar entrada.
4. Escolha a aba Compra avulsa (cria ordem de compra e recebimento na hora) ou Vincular OC (N), informe o Depósito de destino — e, na avulsa, a Condição de pagamento — e confirme em Continuar.
5. Na tela Casar itens, decida cada linha da nota: Usar sugestão, Trocar, Criar novo ou Ignorar.
6. Confira o rodapé — Soma dos itens contra Total da nota — e clique em Confirmar entrada.
7. Conclua o recebimento que se abre. O que acontece daí em diante está em Receber mercadoria da ordem de compra.

O que o sistema faz sozinho

Sincronizar SEFAZ varre as notas destinadas ao CNPJ e importa as novas, respondendo quantas foram retornadas e quantas entraram. A manifestação vai direto à SEFAZ: autorizada, a tela mostra o protocolo do evento; rejeitada, mostra o motivo.

Dar entrada só cria o recebimento — nada de estoque ainda. Na aba Compra avulsa ele nasce junto com uma ordem de compra montada a partir da nota; em Vincular OC ele é pendurado numa OC já existente do mesmo fornecedor.

Casar itens busca na SEFAZ os itens que faltarem.

No casamento, cada item da nota é ligado a um produto do sistema, e o de-para entre o código do fornecedor e o produto é aprendido automaticamente — na próxima nota daquele fornecedor a sugestão já vem pronta.

Criar novo cadastra o produto a partir da nota: código NF-…, nome com a descrição da nota, NCM e CEST da nota, e tipo revenda — este é o único lugar do sistema que grava o tipo do produto. Ou seja, ele já nasce indo para a Necessidade de compra, e não para a de produção. A descrição fica marcada como "Criado automaticamente pela Entrada de Notas — revisar dados fiscais.".

A coluna Situação da entrada acompanha o resultado: Sem recebimento, Recebimento #N em conferência ou Concluído.

Quando não funciona

• O botão Dar entrada não aparece — falta a permissão de criar compras, ou a nota já tem entrada: aí o botão é Continuar entrada (em conferência) ou Ver entrada (concluída).
• A aba Vincular OC está desabilitada — nenhuma OC compatível do mesmo fornecedor. Use Compra avulsa.
• "Justificativa precisa ter ao menos 15 caracteres." — vale para desconhecimento e operação não realizada.
• "SEFAZ rejeitou: …" — o evento não foi aceito; o motivo vem na mensagem. "Evento enviado — aguardando retorno SEFAZ" significa que a resposta ainda não chegou.
• 'Recebimento em status "…" — o casamento só roda em conferência.' — a tela de casar itens fica bloqueada.
• "A SEFAZ não devolveu itens para esta nota." ou um aviso com o motivo da falha, ao lado do botão Buscar itens na SEFAZ — a nota veio da sincronização só com o cabeçalho, e a busca que a tela faz sozinha ao abrir (dando ciência da operação quando a SEFAZ exige) não trouxe os itens; o XML pode ainda não estar liberado. Clique em Buscar itens na SEFAZ para tentar de novo.
• "Esta nota já foi registrada como devolução de venda. Não dê entrada como compra: use Cancelar entrada, no topo da tela." — a nota do cliente já virou devolução, e o botão Confirmar entrada fica desabilitado. Use Cancelar entrada.
• "Esta nota é a devolução da NF N/S, uma venda da empresa. Não é compra: use Cancelar entrada, no topo da tela, e registre a devolução pelo botão Devolver da nota de venda." — a nota recebida é a que um cliente emitiu para devolver uma venda da empresa, e o botão Confirmar entrada fica desabilitado. Use Cancelar entrada e, na nota de venda, Devolver, como em Cancelar, corrigir e inutilizar nota.
• Abriu a entrada na nota errada, ou a nota não é compra — na tela Casar itens, clique em Cancelar entrada, no topo ao lado de Voltar, escreva o motivo e confirme. O botão só aparece com a entrada em conferência, para quem tem permissão de alterar compras. Depois de cancelada, a nota não aceita outra entrada de compra. Nenhum estoque nem conta a pagar foi gerado até ali. Se a ordem de compra nasceu só para esta nota (Compra avulsa), a tela abre essa OC para você cancelá-la também.
• "Este recebimento já possui itens montados." — o casamento já rodou; abra o recebimento e ajuste por lá.
• "Item N: escolha o produto pra vincular ou mude a ação." — a ação Trocar exige produto selecionado.
• "N item(ns) sem produto não entraram — resolva depois no recebimento." — linhas ignoradas ou sem produto ficam de fora da entrada.
• A soma dos itens não bate com o total da nota — a tela mostra a diferença e avisa que ela (impostos, frete, outras despesas) vai no total a pagar.
• "Você não tem permissão para visualizar a Entrada de Notas." ou "A Entrada de Notas é por empresa — escolha uma antes." — permissão ou empresa ativa faltando.